Środa 18 października 2017 Wydanie nr 3523

"Małe" Księgi Wieczyste

10.10.2017 / ebos  

Pracy urzędników wieczy­stoksięgowych nie można porównywać z pracą pracowni­ków wydziałów procesowych. Zgodnie z przepisami pracownicy tylko Wydziału Ksiąg Wieczystych mogą sporządzać projekty wpisów w księgach wie­czystych, czyli zajmują się pracą koncepcyjną „quasi orzeczniczą"

Nie wiadomo dlaczego, tak ważna rola ksiąg wie­czystych, pomijana jest w sądach. Często pracownicy Wydziałów Ksiąg Wieczystych odnoszą wrażenie, że są - jako wydział – tzw. piątym kołem u wozu. Notorycznie nisko oce­niania jest też ich praca, często słyszą sugestie, że ich wydział jest mało ważny, ponieważ nie ma wokand. Panuje mylny ste­reotyp, że w Wydziale Ksiąg Wieczystych sprawy są proste, łatwe i przyjemne, nieporów­nywalne oczywiście do spraw w innych wydziałach. Poza tym w „księgach” nie ma przecież co robić. Dlatego też zawsze te wydziały miały i mają okrajaną obsadę, pozostawiano w nich zawsze niezbędne minimum pra­cowników. Tylko o zaległościach oczywiście nie ma mowy!

Trudno oprzeć się wrażeniu, że ważniejsze i bardziej skompliko­wane jest prowadzenie np. kon­trolek, czy wysłanie listu w innym wydziale (oddziale) niż sporzą­dzenie projektu wpisu w księdze wieczystej, co jest równoznaczne z dokonaniem całej wnioskowa­nej czynności (czyli po prostu wpis od a do z) i wiąże się z pełną zna­jomością ustawy o księgach wie­czystych i hipotece oraz prawa cywilnego - prawa rzeczowego.

Takiej wiedzy nie wymaga się od pracowników innych wydzia­łów (oddziałów).

Nie można też pominąć kwestii, że pracy urzędników wieczy­stoksięgowych nie można porównywać z pracą pracowni­ków wydziałów procesowych, nie tylko ze względu na zupeł­nie inną specyfikę pracy tego wydziału, ale również z uwagi na fakt, iż zgodnie z przepisami pracownicy tylko Wydziału Ksiąg Wieczystych mogą sporządzać projekty wpisów w księgach wie­czystych, czyli zajmują się pracą koncepcyjną „quasi orzeczniczą” (oprócz pełnej obsługi sekreta­riatu), gdzie w innych wydziałach pracownicy sekretariatu nie mają żadnych uprawnień do sporzą­dzania projektów orzeczeń wyda­wanych przez sędziego lub refe­rendarza. Tak więc na pracowni­kach wieczystoksięgowych spo­czywa większa odpowiedzial­ność i szerszy zakres obowiąz­ków niż w pozostałych wydzia­łach (oddziałach).

Należy przy tym zaznaczyć, że pracy tej nie mogą wykonywać osoby niezatrudnione w sądzie na umowie o pracę, nie otrzy­mają one bowiem dostępu do systemu NKW. O ile w innych wydziałach możliwe jest wsparcie osobami zatrudnionymi na pod­stawie umów czasowych, o tyle w wydziałach kw nie można ich miarodajnie wykorzystać.

W § 1 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie określenia czynności, które przy prowadzeniu i przechowywaniu ksiąg wieczystych mogą spełniać samodzielnie pracownicy sądowi czytamy: „Pracownicy, o których mowa w ust. 1, mogą pod kie­runkiem sędziego lub referen­darza sądowego zamieszczać w księdze wieczystej projekty wpisów”. I właśnie ten zapis jest bardzo krzywdzący dla urzęd­ników sekretariatów Wydziałów Ksiąg Wieczystych, ponieważ jest naciągany i wykorzystywany przez referendarzy i sędziów wieczystoksięgowych. W jaki sposób? Otóż w taki, że w więk­szości sądów wykonanie projektu wpisu (wpisu do księgi wieczy­stej bez podpisu) zrzuca się na zwykłego pracownika. Sędzia lub referendarz podpisuje ten projekt, tzn. wpisuje swoje hasło w sys­temie informatycznym, szumnie nazywając to „dokonaniem wpisu w księdze wieczystej”.

Zastanawiające jest też to, że za zaległości w wydziałach wieczystoksięgowych odpowie­dzialny jest kierownik sekreta­riatu i pracownicy sekretariatu, a nie sędzia i referendarz, którzy to właśnie powinni wykony­wać wnioski wieczystoksięgowe w całości. Sekretariat jest od wykonywania innych czynności, takich jak rejestracja, wysyłka korespondencji, archiwum itp., a nie od opanowywania wpływu w wydziale.

Zapomina się też o tym, że w większości sądów, szczegól­nie tych mniejszych, Wydziały Ksiąg Wieczystych jako jedyne w sądzie, prowadzą swoje biuro obsługi interesantów oraz obsługę wszystkich rozmów tele­fonicznych, a także swoje biuro podawcze, co jest naprawdę bardzo czasochłonne. Interesanci często przychodzą w skompliko­wanych sprawach, wtedy obsługa takiego jednego klienta może zająć godzinę lub dwie.

Pomimo iż w statystykach uwi­dacznia się tylko DzKw, do obcią­żenia pracownika w Wydziale Ksiąg Wieczystych, oprócz głów­nego dziennika – DzKw, należy doliczyć Centralną Informację, czyli wydawanie odpisów zwy­kłych i zupełnych z ksiąg wie­czystych, wydruków, wyciągów z kw, co wiąże się z zarejestro­waniem wniosku, sporządzeniem i wydaniem odpisu. Następnie należy doliczyć DzOdp i DzKo. Pierwszy dziennik dotyczy spo­rządzania kserokopii z akt księgi wieczystej, co wiąże się z reje­stracją wniosku, fizycznym wyko­naniem kserokopii akt (często dla prokuratury, policji lub CBŚ trzeba pokserować po 100, 200 czy 300 stron akt), potwierdze­niem za zgodność z oryginałem i wysłaniem do odbiorcy.

Oczywiście nie są to wszyst­kie czynności należące do obo­wiązków pracowników wydzia­łów wieczystoksięgowych, to tylko ich część. Kiedy pracownik zdąży to wszystko zrobić, skoro nacisk kładzie się tylko na ilość wykonanych projektów wpisów. Gdzie w tym wszystkim obsługa archiwum w sądach, w których nie ma dodatkowych pracowni­ków archiwistów, wszystkie czyn­ności muszą wykonać pracow­nicy sekretariatu.

Pod uwagę należy także wziąć ilość prowadzonych ksiąg wie­czystych w wydziale. Są to liczby pięciocyfrowe lub sześciocy­frowe. Do każdego wniosku, do każdego aktu notarialnego nie­zbędne są akta księgi wieczystej, tak samo jest w przypadku obsługi interesantów czy też telefonów – duża część wykonywanych czynności opiera się na analizie akt. Z tym między innymi wiąże się ciągłe przynoszenie z archi­wum i odnoszenie do archiwum akt ksiąg wieczystych, a najczę­ściej nie ma w wydziale archiwi­sty. W związku z tym w archi­wum musi być utrzymany niena­ganny porządek, zwrotki muszą być na bieżąco wczytywane do systemu, dokładane do akt, a księgi muszą być na bieżąco zszywane i układane w prawi­dłowej kolejności na półkach. Kolejność ta jest bardzo ważna, ponieważ wystarczy włożyć akta nie na swoje miejsce i trzeba przeszukiwać setki tysięcy ksiąg, co trwać może tygodniami.

Tutaj nasuwa się myśl, że przecież chcąc usprawnić bieg postępowania wieczystoksięgo­wego, postanowiono „odciążyć” sędziów, powierzając prowadze­nie spraw o wpis do księgi wie­czystej referendarzom sądowym. W taki sposób powstała następna grupa zawodowa, na której rzecz pracować mają urzędnicy wie­czystoksięgowi. Teraz tzw. pro­jekty wpisów, pracownicy muszą wykonywać i na sędziego i na referendarza. Ponieważ refe­rendarze w znaczącej części sądów, tak jak wielu sędziów, tylko podpisuje wpisy zaprojek­towane przez szeregowych pra­cowników. O jakim więc odcią­żeniu mowa? Wystarczy poczy­tać na forum referendarzy, czym niektórzy się zajmują i od czego są. Często można tam przeczy­tać, jak to referendarze do pracy mają „swoje sekretarki”, a oni nie są od tego, oni są od myśle­nia. Bardzo często referendarz skierowany do pracy w wydziale ksiąg wieczystych, od razu żąda „osobistej sekretarki”. Czy to jest normalne? Czy po to właśnie stworzono instytucję referenda­rza sądowego? W wielu przypad­kach nawet sędziowie nie mają swoich „sekretarek”. Przecież referendarz jest urzędnikiem ze szczególnymi uprawnieniami, od kiedy więc urzędnik ma swoją sekretarkę. Czy jest to uprzywi­lejowana grupa zawodowa w sądach?

Bardzo ciekawy jest także fakt zadaniowego czasu pracy referendarzy sądowych. Prezes sądu może wprowadzić zada­niowy czas pracy referendarza w przypadku, kiedy jest to uza­sadnione potrzebami sądu wyni­kającymi z obciążenia zadaniami lub organizacją pracy wydziału. Przy zadaniowym czasie pracy pracownik ustala z pracodawcą zakres zadań, który ma sam wykonać i za które otrzymuje swoje wynagrodzenie, ale sam pracownik decyduje, kiedy te zadania wykona, w jakich godzi­nach. Pracodawca natomiast powinien tak ustalić zadania, w takiej ilości i rozmiarze, aby ich wykonanie było możliwe przy pracy nie dłuższej niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym. W większości sądów w Polsce referendarze mają wprowa­dzony zadaniowy czas pracy, a w większości tych wypadków prezesi wprowadzali taki system pracy po to, aby referendarze nie musieli przychodzić do pracy na 7.00 rano i wychodzić o 15.00 z pracy. Najczęściej w tych przy­padkach w ogóle nie analizo­wano potrzeb sądu, obciążenia lub organizacji pracy. Co gorsza, nie podlega to żadnej kontroli przewodniczących czy prezesów. Niestety w przeważającej części wprowadzenie takiego systemu pracy referendarzy zdezorgani­zowało pracę Wydziałów Ksiąg Wieczystych. Nie wiedzieć dla­czego przy zadaniowym czasie pracy, urzędnicy nadal wykonują pracę referendarza, ich zadania, wyznaczone przez prezesa sto­sownym zarządzeniem do wyko­nania, a praca przecież jest wykonywana. A czyim kosztem? Nieważne.

W niektórych przypadkach zachowanie referendarzy jest karygodne. „Wpadają” do pracy na tzw. godzinę lub dwie, mają jeszcze pretensję do „sekretarki”, że za mało zrobiła wnio­sków, podpisują i „wypa­dają” z pracy, np. na zakupy do galerii. Przecież nie po to się uczyli, aby teraz siedzieć w pracy. Oczywiście nie dotyczy to wszyst­kich referendarzy, ale naprawdę wielu z nich. Takie postępowanie hamuje płynność pracy w wydziale. Problem powstaje wtedy, gdy jeden wniosek wie­czystoksięgowy jest zależny od drugiego wniosku i bez podpisu tego pierwszego nie można wykonać tego drugiego. Wtedy praca stoi (projektowanie wpisów dla referenda­rza), bo w godzinach pracy urzędnika nie ma referendarza, który wpisze „hasełko” do systemu.

Aktualnym proble­mem Wydziałów Ksiąg Wieczystych jest per­manentne niedoeta­tyzowanie, a przy tym duży wpływ wniosków wieczystoksięgowych, wykonywanie przez pracowników czynno­ści należących do kom­petencji referendarza lub sędziego, a przede wszystkim sporządza­nie projektów wpisów, nieprawidłowa organi­zacja pracy wydziału, często narzucona przez przewodniczących, co oznacza przede wszyst­kim wykonywanie przez pracowników zadań należących do referen­darza sądowego pra­cującego w systemie zadaniowym i krótka jego obecność w godzi­nach pracy przy braku jakiejkolwiek kontroli ze strony prezesa, czy przewodniczącego.

Teraz jeszcze są plany wprowadzenia od paź­dziernika 2017 r. ustawy o przekształceniu użyt­kowania wieczystego na własność. Liczba wnio­sków wieczystoksię­gowych związanych z ww. ustawą radykalnie wzrośnie. Ministerstwo Sprawiedliwości mówi o wzroście nawet o kilka milionów spraw rocznie, a może kilkanaście. W tej chwili, przy takiej obsa­dzie Wydziałów Ksiąg Wieczystych jest to po prostu nie do udźwi­gnięcia. Pociesza tylko fakt, że Ministerstwo Sprawiedliwości planuje zwiększenie puli etatów do tych wydzia­łów. Należałoby przy okazji wspomnieć, że Ministerstwo powinno monitorować przydział tych nowych etatów do Ksiąg Wieczystych, ponieważ będą zakusy niektórych prezesów i dyrektorów na zwięk­szenie tymi etatami obsady innych wydzia­ł ów i oddziałów. Praktyka w sądach niestety jest taka, że z ksiąg wieczystych się tylko zabiera, a nie daje. Gdy tworzono w tych wydziałach Ekspozytury Centralnej Informacji i w związku z tym Ministerstwo przekazało etaty, to niektórzy prze­wodniczący i kierownicy musieli walczyć o nie lub „straszyć” powiado­mieniem Ministerstwa Sprawiedliwości . Nawet jeżeli nowe etaty trafią do Wydziałów Ksiąg Wieczystych, to w momencie, kiedy zmniejszy się choć odro­binę wpływ, natychmiast zostaną one zabrane do oddziałów lub wydziału karnego czy cywilnego.

Nasuwa się w tym miejscu pytanie: w jaki sposób te etaty będą rozdysponowane?

Najbardziej poszkodowane mogą być, jak zawsze, małe jednostki, gdzie w więk­szości, w wydziałach kw zatrudnionych jest trzech czy czterech urzędników lub innych pracowników. Właśnie te małe wydziały teraz obawiają się, czy nowe etaty zostaną przeka­zane w większości do dużych sądów, bo jeśli tak, to będzie dla nich katastrofa. Obecnie ledwie pracownicy dają sobie radę z wpływem, a przecież w tych małych wydziałach wpływ też bardzo wzrośnie, a bez nowych etatów prze­znaczonych stricte do ksiąg wieczystych, nikt nie wspomoże tych wydziałów.

Następne pytanie, bardzo ważne. Kiedy nowe etaty będą prze­kazane do wydzia­łów? Jest to ważna kwestia, ponieważ ustawa wchodzi w życie od 1 października 2017 r.(artykuł z września), a nowozatrud­nionych pracowników trzeba nauczyć obsługi systemu SOWKW, który dla laika nie jest łatwym programem, nie wspo­minając o projektowa­niu wpisów w księgach. Dla nowych pracowni­ków będzie to zupełna abstrakcja, sporo czasu minie, zanim poznają dokładnie pracę w wydziale. W pracy z systemem SOWKW lub CI niezbędne jest także nadanie przez Ministerstwo Sprawiedliwości upraw­nień dla nowych osób, co też trwa jakiś czas. Poza tym należy pamię­tać, że będą rozpisane konkursy na nowe etaty, które trwają około dwóch miesięcy. Jeżeli więc nowe etaty zostaną przekazane do sądów od 1 października, to wówczas dopiero od stycznia będzie można tak naprawdę nowe osoby w pełni wykorzy­stać do pracy, a należy pamiętać, że wnioski wieczystoksięgowe związane z wejściem ustawy będą wpływać od października . Może wtedy powstać bardzo duży problem z zaległościami.

Bardzo dobrym wyj­ściem byłoby też, aby pracownicy sekretariatu wykonywali tylko czyn­ności sekretariatu, nato­miast projektowaniem wszystkich wpisów w kw powinni zajmować się tzw. orzecznicy, którzy do tego są zatrudnieni w wydziale. Takie roz­wiązanie bardzo upłyn­niłoby pracę wydziału. Jeśli do wydziału zosta­nie przekazany tylko nowy etat referenda­rza, to jeszcze pogłębi już nadszarpniętą wydolność pracowni­ków sekretariatu, ponie­waż będzie to następna osoba, dla której trzeba będzie projektować wpisy, a człowiek fizycz­nie nie jest w stanie zrobić więcej niż to, co zrobi przez 8 godzin dziennie.

Pracowników wieczy­stoksięgowych niepokoi też informacja o wyso­kości wynagrodzenia przeznaczonej na jeden nowy etat. Praktycznie nikt z już pracujących, nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt lat, nie zarabia takich kwot wynagrodzenia zasad­niczego, jakie przezna­czono na nowe etaty.

Monika Kłos
Gazeta Sądowa

Inne artykuły

Czy krycie suki psem, którego właściciel zapomniał zapłacić składki na ZKwP, jest wykroczeniem?

09.10.2017

Czy umowa na krycie suki psem, którego pani nie zapłaciła składek na ZKwP (Związek Kynologiczny w Polsce) jest ważna — no i czy taka sytuacja nie narusza ustawowego zakazu rozmnażania psów nierasowych? (wyrok Sądu Rejonowego w Wieluniu z 15 marca...

Gwizdanie zgodnie z duchem sportu

02.10.2017

Istotą bezstronnego rozstrzygania sporu jest równe traktowanie jego stron. Tę równość w założeniu ma zapewniać ścisłe uregulowanie procedury postępowania, czyli przepisów określających jak prowadzić należy postępowanie przed sądem. Dzięki...

Jak pracować z więźniem - ojcem, żeby stał się tatą?

19.09.2017

Można zaryzykować twierdzenie, że z ponad 71 tys. mężczyzn przebywających w jednostkach penitencjarnych większość stanowią ojcowie. Czy są na tyle specyficzną grupą, że należy z nimi pracować w sposób szczególny? Zapytaliśmy o to mł. chor...

Bądź na bieżąco

Subskrybuj nasz newsletter, a będziesz na bieżąco z nowymi ogłoszeniami i komunikatami;
o spadkach, zasiedzeniach nieruchomości, depozytach sądowych, terminach rozpraw, wyrokach.

Podaj swój e-mail i otrzymuj najnowsze ogłoszenia bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową.

Przesyłając swój adres e-mail, zgadzam się na przetwarzanie przez Fundację ProPublika - KRS 0000595424 - podanych przeze mnie danych osobowych (e-mail) w celu otrzymywania zamówionego Newslettera.
Przyjmuję do wiadomości, że podanie danych jest dobrowolne oraz że przysługuje mi prawo dostępu do ich treści oraz ich poprawiania.