Pracy urzędników wieczy­stoksięgowych nie można porównywać z pracą pracowni­ków wydziałów procesowych. Zgodnie z przepisami pracownicy tylko Wydziału Ksiąg Wieczystych mogą sporządzać projekty wpisów w księgach wie­czystych, czyli zajmują się pracą koncepcyjną „quasi orzeczniczą"

Nie wiadomo dlaczego, tak ważna rola ksiąg wie­czystych, pomijana jest w sądach. Często pracownicy Wydziałów Ksiąg Wieczystych odnoszą wrażenie, że są - jako wydział – tzw. piątym kołem u wozu. Notorycznie nisko oce­niania jest też ich praca, często słyszą sugestie, że ich wydział jest mało ważny, ponieważ nie ma wokand. Panuje mylny ste­reotyp, że w Wydziale Ksiąg Wieczystych sprawy są proste, łatwe i przyjemne, nieporów­nywalne oczywiście do spraw w innych wydziałach. Poza tym w „księgach” nie ma przecież co robić. Dlatego też zawsze te wydziały miały i mają okrajaną obsadę, pozostawiano w nich zawsze niezbędne minimum pra­cowników. Tylko o zaległościach oczywiście nie ma mowy!

Trudno oprzeć się wrażeniu, że ważniejsze i bardziej skompliko­wane jest prowadzenie np. kon­trolek, czy wysłanie listu w innym wydziale (oddziale) niż sporzą­dzenie projektu wpisu w księdze wieczystej, co jest równoznaczne z dokonaniem całej wnioskowa­nej czynności (czyli po prostu wpis od a do z) i wiąże się z pełną zna­jomością ustawy o księgach wie­czystych i hipotece oraz prawa cywilnego - prawa rzeczowego.

Takiej wiedzy nie wymaga się od pracowników innych wydzia­łów (oddziałów).

Nie można też pominąć kwestii, że pracy urzędników wieczy­stoksięgowych nie można porównywać z pracą pracowni­ków wydziałów procesowych, nie tylko ze względu na zupeł­nie inną specyfikę pracy tego wydziału, ale również z uwagi na fakt, iż zgodnie z przepisami pracownicy tylko Wydziału Ksiąg Wieczystych mogą sporządzać projekty wpisów w księgach wie­czystych, czyli zajmują się pracą koncepcyjną „quasi orzeczniczą” (oprócz pełnej obsługi sekreta­riatu), gdzie w innych wydziałach pracownicy sekretariatu nie mają żadnych uprawnień do sporzą­dzania projektów orzeczeń wyda­wanych przez sędziego lub refe­rendarza. Tak więc na pracowni­kach wieczystoksięgowych spo­czywa większa odpowiedzial­ność i szerszy zakres obowiąz­ków niż w pozostałych wydzia­łach (oddziałach).

Należy przy tym zaznaczyć, że pracy tej nie mogą wykonywać osoby niezatrudnione w sądzie na umowie o pracę, nie otrzy­mają one bowiem dostępu do systemu NKW. O ile w innych wydziałach możliwe jest wsparcie osobami zatrudnionymi na pod­stawie umów czasowych, o tyle w wydziałach kw nie można ich miarodajnie wykorzystać.

W § 1 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie określenia czynności, które przy prowadzeniu i przechowywaniu ksiąg wieczystych mogą spełniać samodzielnie pracownicy sądowi czytamy: „Pracownicy, o których mowa w ust. 1, mogą pod kie­runkiem sędziego lub referen­darza sądowego zamieszczać w księdze wieczystej projekty wpisów”. I właśnie ten zapis jest bardzo krzywdzący dla urzęd­ników sekretariatów Wydziałów Ksiąg Wieczystych, ponieważ jest naciągany i wykorzystywany przez referendarzy i sędziów wieczystoksięgowych. W jaki sposób? Otóż w taki, że w więk­szości sądów wykonanie projektu wpisu (wpisu do księgi wieczy­stej bez podpisu) zrzuca się na zwykłego pracownika. Sędzia lub referendarz podpisuje ten projekt, tzn. wpisuje swoje hasło w sys­temie informatycznym, szumnie nazywając to „dokonaniem wpisu w księdze wieczystej”.

Zastanawiające jest też to, że za zaległości w wydziałach wieczystoksięgowych odpowie­dzialny jest kierownik sekreta­riatu i pracownicy sekretariatu, a nie sędzia i referendarz, którzy to właśnie powinni wykony­wać wnioski wieczystoksięgowe w całości. Sekretariat jest od wykonywania innych czynności, takich jak rejestracja, wysyłka korespondencji, archiwum itp., a nie od opanowywania wpływu w wydziale.

Zapomina się też o tym, że w większości sądów, szczegól­nie tych mniejszych, Wydziały Ksiąg Wieczystych jako jedyne w sądzie, prowadzą swoje biuro obsługi interesantów oraz obsługę wszystkich rozmów tele­fonicznych, a także swoje biuro podawcze, co jest naprawdę bardzo czasochłonne. Interesanci często przychodzą w skompliko­wanych sprawach, wtedy obsługa takiego jednego klienta może zająć godzinę lub dwie.

Pomimo iż w statystykach uwi­dacznia się tylko DzKw, do obcią­żenia pracownika w Wydziale Ksiąg Wieczystych, oprócz głów­nego dziennika – DzKw, należy doliczyć Centralną Informację, czyli wydawanie odpisów zwy­kłych i zupełnych z ksiąg wie­czystych, wydruków, wyciągów z kw, co wiąże się z zarejestro­waniem wniosku, sporządzeniem i wydaniem odpisu. Następnie należy doliczyć DzOdp i DzKo. Pierwszy dziennik dotyczy spo­rządzania kserokopii z akt księgi wieczystej, co wiąże się z reje­stracją wniosku, fizycznym wyko­naniem kserokopii akt (często dla prokuratury, policji lub CBŚ trzeba pokserować po 100, 200 czy 300 stron akt), potwierdze­niem za zgodność z oryginałem i wysłaniem do odbiorcy.

Oczywiście nie są to wszyst­kie czynności należące do obo­wiązków pracowników wydzia­łów wieczystoksięgowych, to tylko ich część. Kiedy pracownik zdąży to wszystko zrobić, skoro nacisk kładzie się tylko na ilość wykonanych projektów wpisów. Gdzie w tym wszystkim obsługa archiwum w sądach, w których nie ma dodatkowych pracowni­ków archiwistów, wszystkie czyn­ności muszą wykonać pracow­nicy sekretariatu.

Pod uwagę należy także wziąć ilość prowadzonych ksiąg wie­czystych w wydziale. Są to liczby pięciocyfrowe lub sześciocy­frowe. Do każdego wniosku, do każdego aktu notarialnego nie­zbędne są akta księgi wieczystej, tak samo jest w przypadku obsługi interesantów czy też telefonów – duża część wykonywanych czynności opiera się na analizie akt. Z tym między innymi wiąże się ciągłe przynoszenie z archi­wum i odnoszenie do archiwum akt ksiąg wieczystych, a najczę­ściej nie ma w wydziale archiwi­sty. W związku z tym w archi­wum musi być utrzymany niena­ganny porządek, zwrotki muszą być na bieżąco wczytywane do systemu, dokładane do akt, a księgi muszą być na bieżąco zszywane i układane w prawi­dłowej kolejności na półkach. Kolejność ta jest bardzo ważna, ponieważ wystarczy włożyć akta nie na swoje miejsce i trzeba przeszukiwać setki tysięcy ksiąg, co trwać może tygodniami.

Tutaj nasuwa się myśl, że przecież chcąc usprawnić bieg postępowania wieczystoksięgo­wego, postanowiono „odciążyć” sędziów, powierzając prowadze­nie spraw o wpis do księgi wie­czystej referendarzom sądowym. W taki sposób powstała następna grupa zawodowa, na której rzecz pracować mają urzędnicy wie­czystoksięgowi. Teraz tzw. pro­jekty wpisów, pracownicy muszą wykonywać i na sędziego i na referendarza. Ponieważ refe­rendarze w znaczącej części sądów, tak jak wielu sędziów, tylko podpisuje wpisy zaprojek­towane przez szeregowych pra­cowników. O jakim więc odcią­żeniu mowa? Wystarczy poczy­tać na forum referendarzy, czym niektórzy się zajmują i od czego są. Często można tam przeczy­tać, jak to referendarze do pracy mają „swoje sekretarki”, a oni nie są od tego, oni są od myśle­nia. Bardzo często referendarz skierowany do pracy w wydziale ksiąg wieczystych, od razu żąda „osobistej sekretarki”. Czy to jest normalne? Czy po to właśnie stworzono instytucję referenda­rza sądowego? W wielu przypad­kach nawet sędziowie nie mają swoich „sekretarek”. Przecież referendarz jest urzędnikiem ze szczególnymi uprawnieniami, od kiedy więc urzędnik ma swoją sekretarkę. Czy jest to uprzywi­lejowana grupa zawodowa w sądach?

Bardzo ciekawy jest także fakt zadaniowego czasu pracy referendarzy sądowych. Prezes sądu może wprowadzić zada­niowy czas pracy referendarza w przypadku, kiedy jest to uza­sadnione potrzebami sądu wyni­kającymi z obciążenia zadaniami lub organizacją pracy wydziału. Przy zadaniowym czasie pracy pracownik ustala z pracodawcą zakres zadań, który ma sam wykonać i za które otrzymuje swoje wynagrodzenie, ale sam pracownik decyduje, kiedy te zadania wykona, w jakich godzi­nach. Pracodawca natomiast powinien tak ustalić zadania, w takiej ilości i rozmiarze, aby ich wykonanie było możliwe przy pracy nie dłuższej niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym. W większości sądów w Polsce referendarze mają wprowa­dzony zadaniowy czas pracy, a w większości tych wypadków prezesi wprowadzali taki system pracy po to, aby referendarze nie musieli przychodzić do pracy na 7.00 rano i wychodzić o 15.00 z pracy. Najczęściej w tych przy­padkach w ogóle nie analizo­wano potrzeb sądu, obciążenia lub organizacji pracy. Co gorsza, nie podlega to żadnej kontroli przewodniczących czy prezesów. Niestety w przeważającej części wprowadzenie takiego systemu pracy referendarzy zdezorgani­zowało pracę Wydziałów Ksiąg Wieczystych. Nie wiedzieć dla­czego przy zadaniowym czasie pracy, urzędnicy nadal wykonują pracę referendarza, ich zadania, wyznaczone przez prezesa sto­sownym zarządzeniem do wyko­nania, a praca przecież jest wykonywana. A czyim kosztem? Nieważne.

W niektórych przypadkach zachowanie referendarzy jest karygodne. „Wpadają” do pracy na tzw. godzinę lub dwie, mają jeszcze pretensję do „sekretarki”, że za mało zrobiła wnio­sków, podpisują i „wypa­dają” z pracy, np. na zakupy do galerii. Przecież nie po to się uczyli, aby teraz siedzieć w pracy. Oczywiście nie dotyczy to wszyst­kich referendarzy, ale naprawdę wielu z nich. Takie postępowanie hamuje płynność pracy w wydziale. Problem powstaje wtedy, gdy jeden wniosek wie­czystoksięgowy jest zależny od drugiego wniosku i bez podpisu tego pierwszego nie można wykonać tego drugiego. Wtedy praca stoi (projektowanie wpisów dla referenda­rza), bo w godzinach pracy urzędnika nie ma referendarza, który wpisze „hasełko” do systemu.

Aktualnym proble­mem Wydziałów Ksiąg Wieczystych jest per­manentne niedoeta­tyzowanie, a przy tym duży wpływ wniosków wieczystoksięgowych, wykonywanie przez pracowników czynno­ści należących do kom­petencji referendarza lub sędziego, a przede wszystkim sporządza­nie projektów wpisów, nieprawidłowa organi­zacja pracy wydziału, często narzucona przez przewodniczących, co oznacza przede wszyst­kim wykonywanie przez pracowników zadań należących do referen­darza sądowego pra­cującego w systemie zadaniowym i krótka jego obecność w godzi­nach pracy przy braku jakiejkolwiek kontroli ze strony prezesa, czy przewodniczącego.

Teraz jeszcze są plany wprowadzenia od paź­dziernika 2017 r. ustawy o przekształceniu użyt­kowania wieczystego na własność. Liczba wnio­sków wieczystoksię­gowych związanych z ww. ustawą radykalnie wzrośnie. Ministerstwo Sprawiedliwości mówi o wzroście nawet o kilka milionów spraw rocznie, a może kilkanaście. W tej chwili, przy takiej obsa­dzie Wydziałów Ksiąg Wieczystych jest to po prostu nie do udźwi­gnięcia. Pociesza tylko fakt, że Ministerstwo Sprawiedliwości planuje zwiększenie puli etatów do tych wydzia­łów. Należałoby przy okazji wspomnieć, że Ministerstwo powinno monitorować przydział tych nowych etatów do Ksiąg Wieczystych, ponieważ będą zakusy niektórych prezesów i dyrektorów na zwięk­szenie tymi etatami obsady innych wydzia­ł ów i oddziałów. Praktyka w sądach niestety jest taka, że z ksiąg wieczystych się tylko zabiera, a nie daje. Gdy tworzono w tych wydziałach Ekspozytury Centralnej Informacji i w związku z tym Ministerstwo przekazało etaty, to niektórzy prze­wodniczący i kierownicy musieli walczyć o nie lub „straszyć” powiado­mieniem Ministerstwa Sprawiedliwości . Nawet jeżeli nowe etaty trafią do Wydziałów Ksiąg Wieczystych, to w momencie, kiedy zmniejszy się choć odro­binę wpływ, natychmiast zostaną one zabrane do oddziałów lub wydziału karnego czy cywilnego.

Nasuwa się w tym miejscu pytanie: w jaki sposób te etaty będą rozdysponowane?

Najbardziej poszkodowane mogą być, jak zawsze, małe jednostki, gdzie w więk­szości, w wydziałach kw zatrudnionych jest trzech czy czterech urzędników lub innych pracowników. Właśnie te małe wydziały teraz obawiają się, czy nowe etaty zostaną przeka­zane w większości do dużych sądów, bo jeśli tak, to będzie dla nich katastrofa. Obecnie ledwie pracownicy dają sobie radę z wpływem, a przecież w tych małych wydziałach wpływ też bardzo wzrośnie, a bez nowych etatów prze­znaczonych stricte do ksiąg wieczystych, nikt nie wspomoże tych wydziałów.

Następne pytanie, bardzo ważne. Kiedy nowe etaty będą prze­kazane do wydzia­łów? Jest to ważna kwestia, ponieważ ustawa wchodzi w życie od 1 października 2017 r.(artykuł z września), a nowozatrud­nionych pracowników trzeba nauczyć obsługi systemu SOWKW, który dla laika nie jest łatwym programem, nie wspo­minając o projektowa­niu wpisów w księgach. Dla nowych pracowni­ków będzie to zupełna abstrakcja, sporo czasu minie, zanim poznają dokładnie pracę w wydziale. W pracy z systemem SOWKW lub CI niezbędne jest także nadanie przez Ministerstwo Sprawiedliwości upraw­nień dla nowych osób, co też trwa jakiś czas. Poza tym należy pamię­tać, że będą rozpisane konkursy na nowe etaty, które trwają około dwóch miesięcy. Jeżeli więc nowe etaty zostaną przekazane do sądów od 1 października, to wówczas dopiero od stycznia będzie można tak naprawdę nowe osoby w pełni wykorzy­stać do pracy, a należy pamiętać, że wnioski wieczystoksięgowe związane z wejściem ustawy będą wpływać od października . Może wtedy powstać bardzo duży problem z zaległościami.

Bardzo dobrym wyj­ściem byłoby też, aby pracownicy sekretariatu wykonywali tylko czyn­ności sekretariatu, nato­miast projektowaniem wszystkich wpisów w kw powinni zajmować się tzw. orzecznicy, którzy do tego są zatrudnieni w wydziale. Takie roz­wiązanie bardzo upłyn­niłoby pracę wydziału. Jeśli do wydziału zosta­nie przekazany tylko nowy etat referenda­rza, to jeszcze pogłębi już nadszarpniętą wydolność pracowni­ków sekretariatu, ponie­waż będzie to następna osoba, dla której trzeba będzie projektować wpisy, a człowiek fizycz­nie nie jest w stanie zrobić więcej niż to, co zrobi przez 8 godzin dziennie.

Pracowników wieczy­stoksięgowych niepokoi też informacja o wyso­kości wynagrodzenia przeznaczonej na jeden nowy etat. Praktycznie nikt z już pracujących, nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt lat, nie zarabia takich kwot wynagrodzenia zasad­niczego, jakie przezna­czono na nowe etaty.

Monika Kłos
Gazeta Sądowa