Sądy nie zawsze kojarzą się z prostymi i szybkimi rozwiązaniami technologicznymi. Tym bardziej warto zauważać takie przykłady, które realnie ułatwiają życie interesantom i usprawniają codzienną pracę sądu.

Jednym z nich jest rozwiązanie wdrożone w Sądzie Okręgowym w Olsztynie. W pismach wzywających do opłaty pojawiły się indywidualne kody QR, dzięki którym dane do przelewu można przenieść do aplikacji bankowej bez ręcznego przepisywania numeru rachunku, kwoty, tytułu przelewu czy sygnatury sprawy.

Jak czytamy w Gazecie Sądowej, wszystko zaczęło się od codziennego, bardzo praktycznego problemu. Wpłaty sądowe często trafiały do sądu bez sygnatury sprawy albo z niepełnym opisem, przez co ich identyfikacja zajmowała pracownikom dużo czasu. O tym, jak w Olsztynie poradzono sobie z tym problemem dzięki kodom QR, Dariuszowi Kadulskiemu opowiedzieli Aneta Rozberg, starsza księgowa, Dagmara Wietrak, zastępca kierownika I Wydziału Cywilnego, oraz Rafał Turek, dyrektor Sądu Okręgowego w Olsztynie.

Prosty pomysł na częsty problem.

Problem z opłatami sądowymi nie polegał wyłącznie na tym, że ktoś zapomniał wpisać sygnaturę sprawy. W praktyce takie braki oznaczały konieczność dodatkowego sprawdzania, wyjaśniania i ustalania, do której sprawy należy przypisać daną wpłatę.

Jak wynika z rozmowy w Gazecie Sądowej, zdarzały się przelewy opisane samym nazwiskiem albo w taki sposób, który nie pozwalał jednoznacznie ustalić, czego dotyczy płatność. To wydłużało identyfikację i księgowanie środków.

Szczególne znaczenie miało to w przypadku oddziału finansowego obsługującego kilka jednostek sądowych. Sąd Okręgowy w Olsztynie obsługuje także tak zwane sądy funkcjonalne, czyli sądy rejonowe bez własnych dyrektorów. W przypadku zaliczek wpłaty trafiają na jedno wspólne konto bankowe. Jeżeli wpłacający nie poda w przelewie sygnatury sprawy albo właściwej jednostki, pracownicy muszą ustalać, którego sądu i której sprawy dotyczy wpłata.

Pomysł wykorzystania kodów QR wyszedł więc z praktyki. Nie był oderwaną od rzeczywistości koncepcją, ale odpowiedzią na powtarzający się problem, z którym pracownicy sądu mierzyli się na co dzień.

Jak działa kod QR w piśmie sądowym?

Rozwiązanie jest proste z punktu widzenia interesanta. W piśmie zawierającym wezwanie do opłaty znajduje się indywidualny kod QR. Po jego zeskanowaniu telefonem dane potrzebne do wykonania przelewu pojawiają się automatycznie w aplikacji bankowej.

Kod zawiera numer rachunku bankowego, nazwę sądu, kwotę, tytuł przelewu oraz sygnaturę sprawy. Dzięki temu osoba dokonująca płatności nie musi ręcznie przepisywać danych z pisma. Formularz przelewu jest już uzupełniony, a użytkownik powinien jedynie sprawdzić dane i zatwierdzić płatność.

To drobna zmiana, ale jej znaczenie jest bardzo praktyczne. Znika ryzyko pomyłki przy przepisywaniu długiego numeru rachunku. Mniejsze jest też ryzyko, że w tytule przelewu zabraknie informacji potrzebnych do prawidłowego przypisania wpłaty.

Wdrożenie trwało kilka miesięcy

Choć dla użytkownika końcowego wszystko sprowadza się do zeskanowania kodu, samo wdrożenie rozwiązania nie było szybkie. Jak wynika z wywiadu, od pierwszego pomysłu do uruchomienia systemu minęło około dziewięciu miesięcy.

W tym czasie konieczne były spotkania z programistami systemu repertoryjno biurowego, dostosowanie systemu do generowania kodów, testy oraz integracja rozwiązania z sądowym wpłatomatem. Przygotowano również odpowiednie szablony pism.

Kod QR generowany jest automatycznie przez system na podstawie danych przypisanych do konkretnej sprawy. Oznacza to, że pracownik nie musi ręcznie tworzyć kodu ani wpisywać danych osobno dla każdego pisma. System pobiera właściwe informacje i umieszcza kod w dokumencie.

Dużo czasu zajęły testy. Trzeba było sprawdzić, czy dane prawidłowo przenoszą się do aplikacji bankowych i urządzeń płatniczych. W przypadku opłat sądowych nie ma miejsca na przypadkowość. Kwota, rachunek, tytuł przelewu i sygnatura sprawy muszą być prawidłowe.

Korzyści dla interesantów

Najbardziej oczywista korzyść dotyczy osób, które otrzymują wezwanie do opłaty. Zamiast przepisywać dane z pisma, mogą zeskanować kod i wykonać przelew w aplikacji bankowej. Całość zajmuje znacznie mniej czasu i jest wygodniejsza.

To szczególnie przydatne dla osób korzystających z bankowości mobilnej. W praktyce wystarczy telefon, aplikacja bankowa i chwila na zatwierdzenie płatności.

Z rozwiązania mogą korzystać także profesjonalni pełnomocnicy, którzy regularnie dokonują opłat sądowych. Dla nich ograniczenie ręcznego przepisywania danych również ma znaczenie. Mniej czynności technicznych oznacza mniej okazji do błędu.

Jak wynika z wypowiedzi Dagmary Wietrak dla Gazety Sądowej, reakcje interesantów są bardzo pozytywne. Nawet obawy dotyczące tego, czy starsze osoby będą chciały korzystać z kodów QR, okazały się mniejsze niż początkowo zakładano. Wiele osób szybko doceniło wygodę takiej formy płatności.

Korzyści dla sądu.

Z perspektywy sądu najważniejsze jest ograniczenie liczby błędnych albo niepełnie opisanych wpłat. Jeżeli dane do przelewu przenoszą się automatycznie, łatwiej przypisać płatność do właściwej sprawy i właściwego sądu.

To oznacza mniej wyjaśnień, mniej ręcznego sprawdzania i mniej przeksięgowań. Pracownicy mogą poświęcić czas na inne zadania zamiast ustalać, czego dotyczy dana płatność.

Wdrożenie kodów QR porządkuje więc nie tylko sam moment dokonania przelewu, ale także późniejszą obsługę finansową po stronie sądu. Jest to rozwiązanie korzystne dla obu stron: dla interesanta, bo upraszcza płatność, oraz dla sądu, bo ułatwia identyfikację wpłat.

Kod QR także we wpłatomacie.

Kody QR można wykorzystać nie tylko w aplikacji bankowej. Jak wskazano w rozmowie, mogą być one skanowane również we wpłatomacie obsługującym taką funkcję.

Na razie działa to jednak tylko we wpłatomacie sądu, z którego wysłano pismo. To pewne ograniczenie, ale jednocześnie dobry punkt wyjścia do dalszego rozwoju. Gdyby w przyszłości udało się stworzyć jednolity system dla całego sądownictwa, interesant mógłby skorzystać z kodu QR w dowolnym sądzie.

Takie rozwiązanie byłoby kolejnym krokiem w stronę wygodniejszej obsługi osób korzystających z sądów.

Innowacja, która wyszła z praktyki.

Najciekawsze w olsztyńskim rozwiązaniu jest to, że nie chodzi tu o wielki, centralny projekt informatyczny. To przykład usprawnienia, które wyszło z codziennego doświadczenia pracowników sądu.

Rafał Turek, dyrektor Sądu Okręgowego w Olsztynie, przedstawia kody QR jako element szerszego myślenia o modernizacji sądu. Chodzi nie tylko o cyfryzację, ale także o kulturę organizacyjną opartą na sprawczości pracowników, otwartości na pomysły i szukaniu rozwiązań, które poprawiają efektywność oraz komfort obsługi interesantów.

To ważne, bo pokazuje, że innowacje w sądzie nie muszą zawsze oznaczać skomplikowanych reform. Czasem wystarczy dobrze rozpoznać powtarzający się problem i wdrożyć narzędzie, które realnie go ogranicza.

Małe usprawnienie, konkretny efekt.

Kody QR w pismach sądowych nie zmieniają istoty postępowania sądowego. Nie skracają samego procesu, nie rozstrzygają spraw i nie zastępują pracy sądu. Usprawniają jednak jeden z praktycznych elementów kontaktu obywatela z sądem: dokonanie opłaty.

Dla interesanta oznacza to prostszą i szybszą płatność. Dla sądu oznacza mniej błędów, mniej wyjaśnień i sprawniejszą obsługę finansową.

Właśnie takie rozwiązania warto pokazywać. Nie są efektowne w sensie medialnym, ale są bardzo użyteczne. A w codziennym funkcjonowaniu sądów użyteczność często ma największe znaczenie.

Całość wywiadu na: Gazeta Sądowa